Na de zomer neemt de drukte binnen veel notariskantoren weer toe. Medewerkers zijn terug van vakantie, cliënten pakken hun zaken weer op en dossiers die tijdens de zomerperiode minder snel liepen, komen opnieuw in beweging.
Dat kan ervoor zorgen dat de werkvoorraad in korte tijd toeneemt. Zeker wanneer er tegelijkertijd nieuwe dossiers binnenkomen of medewerkers nog bezig zijn om achterstanden weg te werken.
De vraag is dan: hoe zorg je voor voldoende capaciteit, zonder dat je direct een nieuwe medewerker hoeft aan te nemen?
Waarom de werkdruk na de zomer kan oplopen
Binnen een notariskantoor bestaat een dossier uit veel verschillende werkzaamheden. Naast het juridische werk gaat er tijd naar het verzamelen en controleren van documenten, correspondentie, dossieropbouw en het voorbereiden van stukken.
Wanneer meerdere dossiers tegelijkertijd aandacht vragen, kan de beschikbare capaciteit snel onder druk komen te staan.
Dat hoeft niet direct een structureel personeelsprobleem te zijn. Soms gaat het om een tijdelijke piek, bijvoorbeeld na een vakantieperiode. In andere gevallen blijkt juist dat bepaalde terugkerende werkzaamheden structureel veel tijd vragen van het eigen team.
Het is daarom verstandig om eerst te kijken waar de extra werkdruk precies ontstaat.
Welke werkzaamheden vragen de meeste tijd?
Niet iedere taak binnen een dossier hoeft door dezelfde medewerker te worden uitgevoerd.
Binnen veel notariskantoren bestaat een deel van het werk uit terugkerende werkzaamheden die volgens vaste processen worden uitgevoerd. Denk aan het verzamelen en verwerken van informatie, het voorbereiden van dossiers en andere ondersteunende werkzaamheden rondom het notariële proces.
Door inzichtelijk te maken welke taken veel tijd kosten, wordt ook duidelijker waar extra ondersteuning mogelijk is.
Dat kan ervoor zorgen dat notarissen en medewerkers meer tijd beschikbaar houden voor werkzaamheden waarbij hun inhoudelijke kennis, beoordeling en persoonlijk contact met cliënten nodig zijn.
Extra capaciteit hoeft niet altijd extra personeel te betekenen
Wanneer de werkdruk oploopt, is het aannemen van een nieuwe medewerker een mogelijke oplossing. Maar dat is niet in iedere situatie noodzakelijk of praktisch.
Een wervingsproces kost tijd en een nieuwe medewerker moet worden ingewerkt. Wanneer de behoefte aan extra capaciteit vooral tijdelijk is, kan flexibele ondersteuning beter aansluiten.
Externe backofficeondersteuning kan bijvoorbeeld worden ingezet:
- Tijdens drukke periodes;
- Wanneer een medewerker tijdelijk uitvalt;
- Wanneer dossiers zich sneller opstapelen dan verwacht;
- Of wanneer bepaalde terugkerende werkzaamheden structureel extra capaciteit vragen.
Zo kan een kantoor de beschikbare capaciteit aanpassen aan de hoeveelheid werk.
Hoe werkt ondersteuning door Mobilaris?
Mobilaris ondersteunt notariskantoren bij backofficewerkzaamheden rondom dossiers.
De ondersteuning kan worden ingezet wanneer een kantoor daar behoefte aan heeft. Dat kan incidenteel zijn, bijvoorbeeld tijdens een drukke periode, maar ook voor langere tijd.
Daarbij wordt gekeken welke werkzaamheden kunnen worden overgenomen en hoe die ondersteuning aansluit op de bestaande werkwijze van het notariskantoor.
Het doel is niet om het eigen team te vervangen, maar om werkzaamheden uit handen te nemen die capaciteit vragen. Zo blijft er binnen het kantoor meer tijd beschikbaar voor de onderdelen van het werk waarvoor de eigen medewerkers nodig zijn.
Eerst inzicht, daarna ondersteuning
Extra capaciteit organiseren begint dus niet automatisch met het aannemen van een nieuwe medewerker.
Het begint met kijken naar de werkvoorraad:
Welke werkzaamheden stapelen zich op?
Welke taken kosten veel tijd?
Welke werkzaamheden kunnen worden uitbesteed?
En is de behoefte tijdelijk of structureel?
Door die vragen eerst te beantwoorden, kun je gerichter bepalen welke vorm van ondersteuning past bij het kantoor.
Mobilaris heeft na de zomerperiode weer ruimte om nieuwe notariskantoren te ondersteunen. Wie merkt dat de werkvoorraad oploopt of extra capaciteit kan gebruiken, kan daarom bekijken welke werkzaamheden flexibel kunnen worden uitbesteed.
